Inventário Patrimonial

STN 

Inventário, Conciliação e Reavaliação

Metodologia:

Por ocasião do início dos trabalhos, deverão ser realizadas reuniões com os responsáveis pelas áreas envolvidas, com o objetivo de:

  • Verificar a classificação das contas e centros de custos;
  • Definir normas e procedimentos a serem adotados antes, durante e após a execução dos trabalhos;
  • Planejar e agendar os trabalhos de campo;
  • Definir a data-base da reavaliação, conforme determinações das normas indicadas anteriormente;
  • Definir a data de “corte” a ser adotada;
  • Definir os interlocutores;
  • Definir padronização das descrições, fixando regras a serem utilizadas;
  • Definir os tipos de bens não passíveis de imobilização;
  • Validar e/ou ajustar a metodologia proposta.

Identificação dos bens fisicamente

O inventário deverá ser realizado em todos os órgãos pertencentes ao órgão onde será efetuada a verificação física e a fixação de placas de identificação dos bens objeto do escopo do trabalho. A verificação física será supervisionada por servidores da Contabilidade de modo a garantir que todos os bens sejam vistoriados e que sejam devidamente identificados.

Conciliação

Nessa fase, deverá ser efetuado o confronto dos bens relacionados durante o levantamento físico com os aqueles existentes no sistema de controle patrimonial e/ou com as Notas Fiscais. A contratada deverá se responsabilizar pela para correta classificação quanto à natureza das contas do grupo de imobilizado, centro de custo, localização, etc.

A localização dos documentos, quando necessário, deverá ser efetuada com o auxílio de servidores do município. Estes trabalhos deverão resultar nas seguintes situações:

 

Bens conciliados.

Bens que existem fisicamente e não constam nos registros auxiliares (excessos).

Bens que constam nos registros auxiliares e não foram localizados (sobras).

Caso os trabalhos de conciliação com os controles internos não sejam satisfatórios, a contratada deverá definir o valor contábil de cada bem na proporcionalidade dos valores justos atribuídos, com base na avaliação efetuada.

 

Determinação da Vida Útil Econômica dos Bens, Valor Justo e Valor Residual

Após efetuar o inventário e a conciliação dos bens, a contratada deverá efetuar a estimativa do valor justo, da vida útil econômica dos bens e do Valor Residual. Referidas terminologias são assim definidas pelas normas vigentes:

Valor Justo é o preço que seria recebido pela venda de um ativo ou que seria pago pela transferência de um passivo em uma transação não forçada entre participantes do mercado na data de mensuração;

Valor Residual é o valor estimado que a entidade obteria com a venda do ativo, após a dedução das despesas estimadas de venda, caso este ativo já tivesse idade e a condição esperada para o fim de sua vida útil;

Vida Útil Econômica: É o período de tempo durante a qual a entidade espera utilizar um ativo.

Para mensuração de referidos valores, a contratada deverá considerar as particularidades dos bens móveis de propriedade da Câmara Municipal de Itatiba e os requerimentos estabelecidos pelo IPC 00 – Transição para a Nova Contabilidade para a transição do balanço patrimonial destas às referidas normas. A contratada deverá identificar a abordagem de avaliação que melhor se aplica a condição dos ativos do município à luz das práticas de mensuração de valor justo previstos nas Internacional Public Sector Accounting Standards – IPSAS.

 

Definição das Taxas de Depreciação

A contratada deverá, tomando por base o estado de conservação e a idade aparente dos bens móveis e considerando a influência da tecnologia e do processo de manutenção, definir as taxas de depreciação que deverá ser utilizada pela Câmara Municipal de Itatiba.

A depreciação dos bens deverá ser calculada pelo método da linha reta, considerando-se a categoria, estado de conservação e manutenção do bem, mercado específico e obsolescência, expresso no coeficiente de depreciação. Vale destacar que se entende por depreciação a perda operacional do bem objeto, sem que tal possa ser restaurada pela manutenção normal. Esta perda decorre do desgaste normal do bem causado pelo tempo, de sua obsolescência e inadequação.

Abordagem:

Atividades:

  • Obtenção da base analítica do ativo imobilizado (bens móveis);
  • Análise das informações disponíveis nos sistemas de controle patrimonial;
  • Levantamento Físico dos Ativos – Vistoria física para identificar a existência e as características técnicas principais como: marca, modelo, número de série, medidas, localização etc;
  • Verificação (durante a vistoria física) do estado de conservação geral do ativo. Neste momento, a contratada deverá aferir a vida útil econômica remanescente dos bens móveis vistoriados;
  • Para aqueles bens não identificados, a contratada deverá efetuar a fixação de etiquetas de controle patrimonial, cujo padrão e numeração serão oportunamente fornecidas pela contratante;
  • Conciliação entre os registros contábeis e os bens inventariados, procedimento este em que as informações contábeis deverão ser confrontadas com informações físicas para verificar quais bens foram encontrados fisicamente, indicando eventuais sobras e excessos;
  • Formalização do Relatório de Bens Conciliados;
  • Análise das Sobras e Excessos: Busca por bens não conciliados visando eliminação das sobras e excessos em conjunto com procedimentos que obedecem uma rotina particular, fundamentais para a qualidade do produto final. Se necessário for, a contratada deverá efetuar uma nova diligência aos locais para busca das soluções;
  • Preparação da base de dados para o formato de arquivo desejado pela contratante, devidamente padronizado, ou seja, com a descrição completa e uniforme de todas as características técnicas (marca, modelo, potência, etc), assim como as demais informações relevantes ao controle como: local, centro de custo, etc;
  • Determinação do valor justo e do valor residual com base em metodologia que leve em conta o custo de reposição dos ativos nas mesmas condições de uso atuais ou valor de venda líquido de custos. A contratante deverá utilizar os parâmetros técnicos definidos pela NBR 14.653 – Parte 5 – Avaliação de Bens Móveis e os parâmetros contábeis definidos no MCASP – Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – 6ª. Edição;
  • Determinação das taxas de depreciação dos ativos utilizados pela contratante. Os ativos deverão ser agrupados conforme suas características físicas e operacionais para aferição das taxas de depreciação que deverão ser utilizadas;
  • Cálculo dos efeitos retroativos e prospectivos decorrentes dos efeitos originados pela mensuração do valor justo, valor residual e depreciação sobre os ativos da contratante, calculado sob a ótica do IPC 00 – Transição para a Nova Contabilidade.

Produtos:

  • Relatório de Bens Conciliados;
  • Laudo de Avaliação dos Bens Móveis;
  • Relatório de Ajustes Patrimoniais para Adoção das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público – NBCASP;
  • Coletor de dados;
  • Software coletor;
  • Plaquetas código de barra.

Benefícios:

  • Identificar oportunidades de melhoria no processo atual;
  • Transferência de know-how para os profissionais envolvidos;
  • Contribuir para o desenvolvimento da entidade a partir de um trabalho de qualidade, adoção das melhores práticas e de uma postura ética e comprometida com a instituição.